Heb jij de juiste managementinformatie?

Weet je hoe jouw bedrijf er precies voorstaat? Weet je of ingezette veranderingen tot het gewenste resultaat leiden? Weet je waar je winst maakt en waar verlies? Weet je het of denk je het te weten? Zorg dat je het weet en maak snel een aanvang met het samenstellen van de juiste managementinformatie. Hoe je tot de juiste managementinformatie komt, maak ik je hier in 8 stappen duidelijk.

Stap 1: Missie, visie en strategie bepalen

De missie en visie zijn het kompas van een bedrijf. Het is belangrijk om te weten waar je met je bedrijf voor staat (missie) en waar je voor gaat (visie). In de strategie beschrijf je welke koers je bedrijf gaat varen.

Stap 2: Strategie naar concrete doelstellingen vertalen

Zonder doel(stellingen) geen resultaat. Voor een meetbaar resultaat heb je specifieke doelstellingen nodig, voor zowel de lange als de korte termijn. De focus ligt op de lange termijn, waar de korte termijn acties op worden afgestemd.

Stap 3: Kritieke succesfactoren bepalen

Je hebt nu duidelijk wie je bent (missie), wat je wil bereiken (visie), hoe je dat wil bereiken (strategie) en welke resultaten je wil behalen (doelstellingen). Welke activiteiten en prosessen zijn van essentieel belang om die doelstellingen te bereiken? Kritieke succesfactoren zijn dus bepalend voor het succes van je bedrijf en altijd direct gelinkt aan je strategie.

Stap 4: Bedrijfsprocessen inventariseren

Van de belangrijkste bedrijfsprocessen breng je de activiteiten en kenmerkende karakteristieken in kaart. Dat doe je ook met de onderlinge relaties tussen afdelingen en de verantwoordelijken.

Stap 5: Relevante informatie-elementen inventariseren

Door de kritieke succesfactoren en de bedrijfsprocessen tegen elkaar af te zetten, wordt duidelijk wat belangrijke beheer aspecten zijn. Bij ieder beheer aspect definieer je de informatie, die inzicht geeft in de mate van beheersing.

Stap 6: Prestatie-indicatoren bepalen

Nu zet je de informatie-elementen uit stap 5 om in prestatie-indicatoren (deze meten de prestaties van je bedrijf). Zorg voor een goede benaming en een precieze definitie, zodat iedereen hetzelfde verstaat onder de gehanteerde begrippen. Ook stel je richtwaarden (normen) vast en geef je aan uit welke bron de benodigde informatie wordt betrokken.

Stap 7: Rapportagevorm en rapportagefrequentie bepalen

Ontwerp een rapportagevorm, die goed leesbaar is. Verplaats je in de lezer en zorg ervoor dat in één oogopslag duidelijk is hoe het ervoor staat. Gebruik zo min mogelijk tabellen en cirkeldiagrammen. Onze hersenen zijn er namelijk niet voor gemaakt om deze makkelijk te verwerken. Staafdiagrammen en stoplichten daarentegen zijn in één oogopslag duidelijk. Zet de meest essentiële informatie vooraan en indien verdieping noodzakelijk is, zet die dan in een bijlage. Bepaal de juiste frequentie (dag, week, maand, kwartaal).

Stap 8: Managementrapportage implementeren

Zorg ervoor dat op alle terreinen (operationeel/tactisch/strategisch) de rapportage wordt ingebed in de (dagelijkse) werkzaamheden. Vraag periodiek om feedback en stel de rapportage bij. Toets ieder jaar of de managementrapportage (en dan met name de prestatie-indicatoren) nog voldoende aansluiten bij de missie/visie/strategie.