VSS Machinebouw heeft uitdagingen en oplossingen in beeld dankzij bedrijfsprestatiescan

Een verdubbeling van de omzet leidde bij VSS Machinebouw niet tot een significant hogere winst. Hoe dat kwam? Dat werd inzichtelijk na een bedrijfsprestatiescan. “We hebben de conclusies nu duidelijk op papier en daardoor worden de voorgenomen verbeteringen breed gedragen in de organisatie”, vertelt eigenaar Arjan Verpoorte.

VSS Machinebouw is een toonaangevend fabrikant in landbouwmachines. Ze ontwerpen, fabriceren en monteren grote machines van begin tot eind. Daarbij richten ze zich met name op de grondbewerking- en oogstmachines voor aardappelen en uien. In totaal produceren ze meer dan 35 verschillende machines, die ze wereldwijd verkopen onder de twee merknamen VSS Agro en VSS AMAC.

Groeipijn en dure grondstoffen

De zaken gaan goed en in de afgelopen vier jaar is de omzet verdubbeld. Maar zoals dat zo vaak gaat, gaat die ontwikkeling ook hier gepaard met groeipijn. “We werken met hetzelfde aantal mensen en lopen, zowel in de productie als in de verkoop, tegen de grenzen van onze capaciteit aan”, vertelt Arjan. “Daarom leek het me goed om de processen eens tegen het licht te houden en te kijken waar het efficiënter kan.”

Daarnaast had de ondernemer ‘best wat last’ van de wereldwijde prijsstijgingen van grondstoffen. “We zijn van gesloten order tot uitlevering vaak een half jaar bezig. Alles wat er in de tussentijd gebeurt is risico voor ons”, zegt hij. “Ik vind het niet erg om íets in te leveren op onze marges, maar helemaal voor niets werken doen we niet graag. En ik had niet de juiste informatie om tussentijds te kunnen bijsturen.”

Bedrijfsprestatiescan

Toen hij bij zijn accountant aangaf waar hij tegenaan liep, werd Arjan gewezen op de expertise van Crossminds. Een zelfstandig advieskantoor binnen Moore DRV. “Ik heb een intake gehad met senior adviseur Marco Goovers en onze vaste accountant Marco Utermark en zij stelden voor om een bedrijfsprestatiescan uit te voeren. Een soort quickscan naar de problemen en verbetermogelijkheden binnen het bedrijf.”

Daar had Arjan wel oren naar. “Marco (Goovers, red.) is bij ons langs gekomen om te onderzoeken hoe VSS Machinebouw in elkaar zit en hoe onze processen werken. Later is hij nog een keer in al onze systemen gedoken, van het boekhoudsysteem tot het tijdregistratiesysteem. En hij heeft mij en de staf geïnterviewd om een nog beter beeld te krijgen van hoe het er nu aan toegaat.”

Ontdek hoe je jouw prestaties kunt verbeteren

Systemen stroomlijnen

Op basis van al die informatie heeft Crossminds een analyse gemaakt en de conclusies daarvan zijn vastgelegd in een rapport. Die heeft hij ook gepresenteerd aan het hele managementteam. “Zo werden een aantal dingen bevestigd die we ergens wel al wisten, maar er waren ook wel wat nieuwe inzichten waar we zelf nog niet aan hadden gedacht”, vertelt Arjan.

De kern? “Dat we verder moeten digitaliseren en onze registratiesystemen meer moeten stroomlijnen. We verzamelen wel al data, maar al die data praten nog niet met elkaar. Als we dat beter opzetten, kunnen we ook wat meer in de toekomst kijken door prognoses te maken voor verschillende scenario’s. Daar zijn nieuwe systemen voor nodig en dat heeft ook invloed op de werkprocessen”, legt de ondernemer uit.

Heldere conclusies en draagvlak

Nu worden veel bestellingen bijvoorbeeld nog telefonisch gedaan. “Daarvoor moeten we echt het ERP-pakket gaan gebruiken, waarin we van order tot factuur het hele productieproces kunnen vastleggen. Daardoor kunnen we straks per machine zien wat er is ingekocht, tegen welke prijs en wat de uiteindelijke marge is per machine. En dat is weer hele belangrijke informatie voor mij om op te sturen.”

Arjan is tevreden met de uitkomsten van de scan. “Ik heb het als heel nuttig ervaren dat een extern expert heeft meegekeken naar ons bedrijf en meteen een duidelijke richting heeft gegeven aan de verbetermogelijkheden. Het actieplan wordt ook echt breed gedragen binnen het bedrijf. Doordat iedereen is gehoord tijdens het proces en de conclusies helder op papier staan, staan alle neuzen dezelfde kant op.”

Verbetering in vervolgtraject

Het vervolgtraject is dan ook waar de ondernemer nu het meeste naar uitkijkt. “We kunnen een deel zelf doen en hebben Crossminds gevraagd om ons bij een deel te helpen. Zij gaan ervoor zorgen dat we meer inzicht krijgen in bepaalde processen en zo meer stuurinformatie krijgen. Daardoor kunnen we echt actief gaan sturen aan de voorkant, in plaats van achteraf zien wat er overblijft”, besluit Arjan.

Ontdek hoe je jouw prestaties kunt verbeteren

Laat ons je bedrijfsprestaties optimaliseren. Lees meer over de prestatiescan